AI로 반복 업무 줄이는 방법을 알아봅니다.
매일 또는 매주 반복하는 일을 찾아 AI에게 기본 형식을 만들게 하고,
다음에는 달라진 내용만 수정해 실제 시간과 수고를 줄이는 방법을 초보자도 쉽게 배워봅니다.
매주 고객에게 비슷한 안내문을 보내거나, 같은 형식의 자료를 정리하고, 자주 사용하는 답변을 다시 작성하는 일이 있습니다.
한두 번 할 때는 별로 힘들지 않습니다.
하지만 이런 일이 계속 반복되면 이야기가 달라집니다.
내용은 비슷한데 매번 처음부터 다시 작성해야 하기 때문입니다.
이럴 때 AI로 반복 업무 줄이기를 활용해 봅니다.
방법은 생각보다 간단합니다.
내가 반복해서 하는 일을 먼저 찾아보고, 평소에 어떻게 처리하는지 AI에게 알려주는 것입니다. 그리고 한 번 만든 결과를 다음에도 활용하도록 정리해 두면 됩니다.
예를 들어 자주 사용하는 고객 안내문이 있다면 이렇게 요청합니다.
"이 안내문을 다음에도 쉽게 사용하도록 기본 양식으로 정리해 줘.
다음에는 날짜와 내용만 바꿔서 사용할 수 있게 해줘."
이렇게 하면 매번 처음부터 문장을 만들 필요가 줄어듭니다.
오늘은 AI를 많이 사용하는 방법이 아니라, 반복해서 하던 일을 조금 더 편하게 만드는 방법을 알아보겠습니다.
1. 먼저 내가 반복해서 하는 일을 찾아보세요
AI를 사용하기 전에 먼저 주변을 살펴보세요.
내가 반복해서 하고 있는 일이 무엇인지 찾는 것부터 시작하면 됩니다.
매일 비슷한 문자를 보내는 일이 있습니다. 매주 업무 내용을 정리하거나, 같은 형식의 안내문을 작성하는 일도 있습니다.
집에서도 찾아보세요.
매주 가족 일정을 정리하거나, 아이들의 준비물을 비슷한 형식으로 확인하는 일은 반복 작업입니다.
중요한 것은 거창한 일을 찾는 것이 아닙니다.
오히려 5분이나 10분 정도 걸리는 작은 일부터 찾아보세요. AI를 사용한 뒤 정말 시간이 줄었는지 확인하기도 쉽기 때문입니다.
‘나는 이것을 매번 비슷하게 하고 있네.’
이런 생각이 들었다면 좋은 시작입니다.
바로 그 일이 AI를 활용해 볼 수 있는 대상입니다.
2. AI에게 내가 하던 일을 설명해 보세요
반복해서 하는 일을 찾았다면, 이제 AI에게 내가 평소에 어떻게 처리하는지 설명해 보세요.
AI가 내가 하던 일을 처음부터 알고 있는 것은 아닙니다. 그래서 어떤 일을 하는지, 어떤 형식으로 결과를 만들고 싶은지 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어 매주 업무 내용을 정리한다면 이렇게 요청합니다.
"나는 매주 월요일에 지난주 업무 내용을 정리해서 전달하고 있어. 아래 내용을 읽고 일정한 형식으로 정리해 줘."
매번 비슷한 고객 문의에 답변하고 있다면,
"고객이 이런 질문을 하면 보통 이렇게 답변하고 있어. 다음에도 사용할 수 있도록 자연스러운 답변 형식으로 정리해 줘."
이렇게 요청합니다.
이처럼 내가 실제로 하던 일을 설명하면, AI가 그 내용을 바탕으로 반복해서 활용할 수 있는 형태를 만드는 데 도움을 줍니다.
막연하게 "업무를 정리해 줘"라고 하는 것보다 훨씬 구체적입니다.
3. 한 번 만든 결과를 다시 활용해 보세요
AI를 한 번 사용하고 끝내면 반복 업무를 줄이는 효과가 크지 않습니다.
중요한 것은 한 번 만든 결과를 다음에도 활용하는 것입니다.
매주 고객에게 보내는 안내문을 기본 양식으로 만들어 두었다고 해보겠습니다.
기존에는 매주 새로운 문장을 처음부터 작성했습니다.
이제는 기본 양식을 바탕으로 필요한 내용만 바꾸면 됩니다.
"이 형식을 유지하면서 이번 주 안내 내용에 맞게 작성해 줘."
이렇게 AI에게 요청해서 활용하면 매번 처음부터 다시 생각하지 않아도 됩니다.
업무뿐만 아니라 자주 사용하는 문자나 공지문처럼 내용은 비슷하고 일부만 달라지는 작업에도 활용합니다.
AI를 잘 활용하는 방법 중 하나는 한 번 만든 결과를 다음에도 쓸 수 있도록 만드는 것입니다.
4. 다음에는 바뀐 내용만 알려주세요
기본 형식을 만들었다면 다음부터는 모든 내용을 다시 설명할 필요가 없습니다.
달라진 내용만 알려주는 방식으로 바꿔보세요.
예를 들어 지난번에 만든 고객 안내문이 있다면 이렇게 요청합니니다.
"지난번 안내문 형식을 유지해 줘.
이번에는 배송 날짜가 9월 20일에서 9월 22일로 변경됐다는 내용만 반영해서 다시 작성해 줘."
매주 가족 일정을 정리한다면,
"지난번 형식 그대로 이번 주 가족 일정을 정리해 줘.
수요일에 병원 일정이 추가됐어."
이처럼 요청합니다.
이렇게 하면 전체를 다시 만드는 것이 아니라 달라진 부분만 수정하게 됩니다.
바로 이 지점에서 반복 업무를 줄이는 효과가 생깁니다.
5. 내 상황에 맞게 수정해서 사용하세요
AI가 만들어준 결과가 항상 바로 사용할 수 있는 것은 아닙니다.
그래서 마지막에는 내가 직접 확인하고 수정하는 과정이 필요합니다.
예를 들어 AI가 만든 안내문이 너무 딱딱하다면 이렇게 요청합니다.
"내용은 그대로 유지하고,
고객에게 보내기 편하도록 조금 더 자연스럽고 부드러운 말투로 바꿔 줘."
반대로 회사에 제출하는 문서라면 조금 더 정중한 표현이 필요합니다.
“회사에 제출하는 것이니 조금 더 정중한 표현으로 바꿔 줘.”
이렇게 요청합니다.
그리고 날짜나 금액, 이름, 일정처럼 중요한 내용은 반드시 직접 확인합니다.
AI가 만든 결과를 그대로 복사하는 것이 목적이 아닙니다.
내가 원하는 결과에 가깝게 수정해서 사용하는 것이 중요합니다.
6. 정말 시간이 줄었는지 확인해 보세요
여기서 한 가지 꼭 확인해야 합니다.
AI를 사용했더니 정말 일이 줄었을까?
AI를 처음 사용할 때는 오히려 시간이 더 걸릴 수도 있습니다.
내가 하던 일을 설명하고, 결과를 확인하고, 수정하는 과정이 필요하기 때문입니다.
예를 들어 기존에는 안내문 하나를 작성하는 데 10분이 걸렸는데, AI를 활용한 뒤에는 내용을 확인하고 수정하는 데 3분 정도만 걸린다면 활용할 만합니다.
반대로 AI에게 설명하는 데 10분이 걸리고 결과를 다시 고치는 데 또 10분이 걸린다면 굳이 사용할 필요가 없습니다.
AI를 사용하는 것 자체가 목적은 아닙니다.
내가 반복해서 하던 일을 조금 더 빠르고 편하게 만드는 것이 목적입니다.
그래서 작은 일부터 사용해 보고, 실제로 도움이 되는 일만 계속 활용해 보세요.
🌱 실제로 해볼까요?
이번에는 매주 고객에게 비슷한 안내문을 보내는 경우를 예로 들어보겠습니다.
먼저 내가 평소 사용하던 안내문을 준비합니다.
"나는 매주 고객에게 비슷한 내용의 안내문을 보내고 있어.
이 내용을 다음에도 쉽게 사용할 수 있도록 기본 양식으로 정리해 줘.
날짜와 상황만 바꿔서 사용할 수 있게 해줘."
AI에게 이렇게 요청합니다. 그리고 받은 기본 양식을 확인합니다.
필요하지 않은 문장은 빼고, 내 말투에 맞지 않는 표현도 수정합니다.
이제 다음 주가 되었다고 생각해 보겠습니다.
"지난번 안내문 형식을 유지하면서 이번 내용에 맞게 작성해 줘.
이번에는 배송 날짜와 안내 내용이 변경됐어."
이렇게 새로운 안내 내용만 AI에게 알려주면 됩니다.
AI가 새로운 안내문을 만들어 주면 내용을 확인합니다.
날짜나 중요한 내용이 정확한지도 살펴봅니다.
마지막으로 실제로 걸린 시간을 비교해 보세요.
기존에는 10분이 걸렸는데 AI를 활용한 뒤 3분 만에 끝났다면, 이 업무는 AI를 활용하기 좋은 반복 업무라고 볼 수 있습니다.
반대로 시간이 거의 줄지 않았다면 다른 방법을 시도하거나 AI를 사용하지 않아도 됩니다.
AI는 모든 일을 대신하는 도구가 아닙니다. 내가 반복해서 하는 일 중에서
실제로 시간과 수고를 줄여주는 일을 찾아 활용하는 것이 중요합니다.
🙋 자주 묻는 질문(FAQ)
Q1. 어떤 반복 업무부터 시작하면 좋을까요?
매일 또는 매주 비슷하게 반복하는 작은 일부터 시작해 보세요.
자주 사용하는 안내문이나 답변, 일정한 형식으로 정리하는 문서 등이 좋은 예입니다.
Q2. AI에게 한 번 알려주면 다음에는 자동으로 알아서 해주나요?
항상 그런 것은 아닙니다. 필요한 경우 이전에 만든 형식이나 내용을 다시 제공하고, 달라진 내용을 알려줘야 합니다.
Q3. AI가 만든 내용을 그대로 사용해도 되나요?
중요한 내용이라면 직접 확인하는 것이 좋습니다.
특히 날짜, 금액, 이름, 일정처럼 정확성이 필요한 내용은 반드시 확인하세요.
Q4. 반복 업무가 많지 않은데도 AI를 사용해야 하나요?
꼭 그럴 필요는 없습니다. AI를 사용하는 데 걸리는 시간이 더 길다면 사용하지 않는 것이 낫습니다.
실제로 시간을 줄여주는 일에 활용하는 것이 중요합니다.
Q5. AI로 모든 반복 업무를 없앨 수 있나요?
그렇지는 않습니다. 어떤 일은 직접 하는 것이 더 빠르고 편할 수 있습니다.
AI는 모든 반복 업무를 없애는 도구가 아니라,
AI를 활용했을 때 실제로 수고를 줄일 수 있는 일을 찾아 활용하는 도구로 생각하면 좋습니다.
📌 3줄 핵심요약
• 먼저 내가 반복해서 하는 일을 찾아보세요.
매일 또는 매주 비슷하게 작성하거나 정리하는 작은 일부터 찾아보면 좋습니다.
AI를 활용했을 때 실제로 시간이 줄어드는지도 확인하기 쉽습니다.
• 한 번 만든 결과를 다음에도 활용해 보세요.
자주 사용하는 안내문이나 문서의 기본 형식을 만들어 두면,
다음에는 달라진 내용만 알려주면서 처음부터 다시 만드는 수고를 줄이게 됩니다.
• AI를 사용한 뒤 정말 일이 줄었는지 확인하세요.
AI를 사용하는 과정이 더 복잡하거나 시간이 오래 걸린다면 굳이 사용할 필요가 없습니다.
AI의 목적은 일을 늘리는 것이 아니라 반복되는 수고를 줄이는 것입니다.
🌱 오늘의 작은 실천
오늘 내가 자주 반복하는 작은 일을 하나 찾아보세요.
자주 사용하는 안내문이나 답변도 좋습니다. 매번 비슷하게 정리하는 문서도 괜찮습니다.
그 내용을 AI에게 보여주고 이렇게 질문해 보세요.
"내가 자주 사용하는 내용이야. 다음에도 쉽게 사용할 수 있도록 기본 양식으로 정리해 줘.
다음에는 달라진 내용만 바꿔서 사용할 수 있게 해줘."
완벽하게 만들려고 하지 마세요.
내가 매번 처음부터 하던 일을 조금 줄여보는 것부터 시작해 보세요. 🌱
🌱 오늘의 한 문장
“AI를 잘 활용한다는 것은 AI를 많이 사용하는 것이 아니라, 내가 반복해서 하는 일을 조금 더 쉽게 만드는 것입니다.”
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19일차에서는 관심 있는 정부지원사업 공고를 AI와 함께 읽고,
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AI에게 무조건 신청 가능 여부를 묻는 것이 아니라,
복잡한 공고를 정리하고 내가 확인해야 할 부분을 찾아가는 방법부터 시작해 보겠습니다. 🌱
AI 생활연구소 │ 100일 프로젝트 │ 18일차
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