ChatGPT 이메일 작성 방법을 알아봅니다. 부탁, 문의, 답장 이메일을
쉽게 작성하고,
원하는 말투와 길이로 수정하는 방법을
초보자도 쉽게 배워봅니다.
“이메일을 보내야 하는데 첫 문장을 어떻게 써야 할지 모르겠어요.”
“부탁하는 내용인데 너무 딱딱하게 들리면 어떡하죠?”
“답장을 해야 하는데 무슨 말을 써야 할지 막막해요.”
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 이메일을 처음부터 직접 작성하지 않아도 됩니다.
내가 누구에게 보내는 이메일인지,
무슨 말을 하고 싶은지,
어떤 분위기로 작성하고 싶은지 알려주면서
이메일 초안을 만들어 달라고 합니다.
완성된 문장을 그대로 사용하는 것이 아니라, 초안을 보고 내 상황에 맞게 고쳐 쓰면 됩니다.
“거래처에 일정 변경을 부탁하는 이메일을 작성해 줘.
정중하지만 너무 딱딱하지 않게 써줘.”
또는,
“문의했던 내용에 대한 답장을 작성해 줘.
감사 인사를 전하고 다음 주까지 답변드리겠다는 내용으로 써줘.”
이처럼 내가 하고 싶은 말을 먼저 알려주는 것에서 시작하면 됩니다.
이메일을 잘 쓰는 것이 어렵다면, 처음부터 완벽한 문장을 만들려고 하지 마세요.
ChatGPT에게 내가 하고 싶은 말을
설명하고, 만들어진 초안을 조금씩 다듬어 가면 됩니다.
1. 이메일의 목적부터 알려주세요
ChatGPT에게 이메일을 작성해 달라고 할 때는 먼저
무슨 목적으로 이메일을 보내는지 알려주는 것이 좋습니다.
단순히
“이메일 써줘.”
이렇게 말하는 것보다,
“회의 일정을 변경해 달라고 부탁하는 이메일을 작성해 줘.”
이렇게 말하는 것이 좋습니다.
목적을 알려주면 이메일의 전체 방향을 잡기 쉽습니다.
부탁하는 이메일이라면 무엇을 부탁하는지,
문의 이메일이라면 무엇을 알고 싶은지,
답장이라면 상대방에게 어떤 내용을 전달하고 싶은지 알려주세요.
“다음 주 약속을 금요일로 바꾸고 싶은데
미안한 마음을 담아서 이메일을 써줘.”
이 정도만 적어도 시작할 수 있습니다.
처음부터 완벽하게 쓰려고 하지 않아도 됩니다.
내가 전달하고 싶은 내용을 편하게 설명하는 것부터 시작하면 됩니다.
2. 누구에게 보내는 이메일인지 알려주세요
같은 내용이라도 누구에게 보내느냐에 따라 말투가 달라집니다.
회사 상사에게 보내는 이메일과 친구에게 보내는 이메일은 같은 내용을 전달하더라도 표현이 다릅니다.
“회사 담당자에게 보내는 이메일이야. 정중하고 깔끔하게 작성해 줘.”
이렇게 알려줍니다.
또는,
“오랫동안 알고 지낸 거래처 담당자에게 보내는 이메일이야. 너무 딱딱하지 않게 작성해 줘.”
이렇게 요청합니다.
이처럼 받는 사람과 나의 관계를 알려주면 이메일의 말투를 정하는 데 도움이 됩니다.
3. 꼭 들어가야 할 내용을 알려주세요
이메일에서 빠지면 안 되는 내용이 있다면 ChatGPT에게 미리 알려주는 것이 좋습니다.
출장 일정 때문에 회의를 변경해야 한다면,
“다음 주 화요일 회의를 목요일로 변경하고 싶다는 내용과
갑자기 일정을 바꾸게 되어 죄송하다는 내용을 넣어 줘.”
이렇게 요청합니다.
그러면 내가 알려준 내용을 바탕으로 이메일 초안을 만들어 줍니다.
관리사무소에 문의할 일이 있다면,
“아파트 관리사무소에 주차 등록 방법을 문의하는 이메일을 정중하게 작성해 줘.”
이렇게 요청합니다.
이메일 내용을 ChatGPT에게 알려줄 때는
이름, 전화번호, 주소, 계좌번호처럼 꼭 필요하지 않은 개인정보는 넣지 않는 것이 좋습니다.
4. 말투가 마음에 들지 않으면 다시 요청하세요
첫 번째 이메일이 마음에 들지 않아도 괜찮습니다.
“조금 더 부드럽게 써줘.”
“너무 딱딱해. 자연스럽게 바꿔줘.”
“조금 더 정중하게 표현해 줘.”
이렇게 다시 요청하면 됩니다.
ChatGPT에게 한 번에 완벽한 답을 받으려고 할 필요가 없습니다.
첫 번째 결과를 보고 내가 원하는 방향을 다시 알려주면서 조금씩 수정하면 됩니다.
처음에는 정중하게 작성해 달라고 했다가 너무 딱딱하게 느껴진다면,
“정중함은 유지하되 조금 더 따뜻하고 자연스럽게 바꿔줘.”
이렇게 다시 요청하면
같은 내용도 내가 원하는 분위기에 가깝게 다듬을 수 있습니다.
5. 이메일 제목도 함께 만들어 달라고 하세요
이메일을 쓸 때 본문만큼 고민되는 것이 제목입니다.
이럴 때는 이메일 본문과 제목을 따로 고민하지 않아도 됩니다.
“이메일 제목도 3가지 추천해 줘.”
또는,
“너무 딱딱하지 않으면서 내용을 바로 알 수 있는 제목으로 만들어 줘.”
이렇게 요청해 보세요.
- 회의 일정 변경 요청 드립니다
- 다음 주 회의 일정 변경 관련 문의
- 다음 주 회의 일정 조정 부탁드립니다
ChatGPT한테서 받은 위의 여러 가지 제목들을 비교해 보고 가장 적절한 것을 선택하면 됩니다.
그리고 이메일을 보내기 전에는 이름, 날짜, 금액, 일정처럼 중요한 정보가 정확한지 반드시 직접 확인하세요.
6. 하고 싶은 말을 편하게 적어도 괜찮습니다
이메일을 쓸 때 가장 어려운 순간은 빈 화면을 바라보며
‘무엇부터 써야 하지?’
이런 고민을 할 때입니다.
이럴 때는 처음부터 완벽한 이메일을 만들려고 하지 않아도 됩니다.
“다음 주 화요일에 만나기로 했는데 개인적인 사정으로 목요일로 바꾸고 싶어.
갑자기 변경해서 미안하다는 말도 넣어줘.
상대방에게 예의 있게 이메일로 만들어 줘.”
이렇게 내가 전달하고 싶은 내용을 평소 말하듯
ChatGPT에게 말하면 됩니다.
결국 내가 해야 할 일은 완벽한 이메일을
처음부터 쓰는 것이 아니라,
상대방에게 무엇을 말하고 싶은지를 정리해서 알려주는 것입니다.
이메일을 잘 쓰는 데 꼭 특별한 글쓰기 실력이 필요한 것은 아닙니다.
내가 하고 싶은 말을 먼저 정리하고,
ChatGPT의 도움을 받아 문장을 다듬어 가면 됩니다.
처음부터 완벽하게 쓰려고 하지 말고, 평소 자주 보내는 간단한 이메일부터 하나씩 활용해 보세요.
🌱 실제로 해볼까요?
이번에는 거래처 담당자에게 회의 일정 변경을 부탁하는 이메일을 만들어 보겠습니다.
“거래처 담당자에게 다음 주 화요일 회의를
목요일로 변경해 달라고 부탁하는 이메일을 작성해 줘.
갑자기 일정을 변경하게 되어 죄송하다는 내용을 넣고,
정중하지만 너무 딱딱하지 않게 써줘.”
ChatGPT에게 이렇게 요청합니다.
그런데 문장이 마음에 들지 않는다면,
“조금 더 부드럽고 자연스럽게 바꿔줘.”
또는,
“너무 길어. 핵심 내용만 남기고 짧게 줄여줘.”
이렇게 ChatGPT에게 다시 요청합니다.
이번에는 문의 이메일을 만들어 보겠습니다.
“아파트 관리사무소에 주차 등록 방법을 문의하는 이메일을
정중하게 작성해 줘.”
답장 이메일도 마찬가지입니다.
“상대방이 보내준 견적서를 확인했다는 내용과
검토 후 다시 연락 드리겠다는 답장을 작성해 줘.”
이처럼 요청합니다.
이렇게 부탁, 문의, 답장 모두
ChatGPT의 도움을 받아 작성하면 됩니다.
처음에는 한 가지 이메일만 직접 만들어 보세요.
한 번 사용해 보면 다음부터는 훨씬 쉽게 활용할 수 있습니다.
🙋 자주 묻는 질문
Q1. “이메일 써줘” 이렇게만 해도 되나요?
네. 가능합니다. 다만 누구에게 보내는지, 무슨 내용인지,
어떤 말투를 원하는지 알려주면 내가 원하는 결과에 더 가까운 이메일을 만들 수 있습니다.
Q2. ChatGPT가 만든 이메일을 그대로 보내도 되나요?
중요한 이메일이라면 내용을 직접 확인하는 것이 좋습니다. 특히
이름, 날짜, 금액, 일정처럼 중요한 정보가 정확한지 확인한 후 보내세요.
Q3. 이메일을 너무 딱딱하게 쓰고 싶지 않다면 어떻게 해야 하나요?
“정중하지만 너무 딱딱하지 않게 써줘.” 또는
“자연스럽고 부드러운 말투로 바꿔줘.” 이렇게 요청하면 됩니다.
Q4. 이메일 답장도 ChatGPT로 만들 수 있나요?
네. 상대방에게 받은 이메일의 내용과 내가 전달하고 싶은 답변을 알려주면
답장 초안을 작성하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
Q5. 내가 쓴 이메일을 ChatGPT에게 고쳐 달라고 해도 되나요?
네. “이 이메일을 더 자연스럽고 정중하게 다듬어 줘” 이처럼 요청할 수 있습니다.
내가 직접 쓴 글을 바탕으로 문장을 수정하거나 표현을 바꾸는 데도 활용할 수 있습니다.
📌 3줄 핵심요약
✔ 냉장고에 있는 재료부터 알려주세요.
집에 있는 재료와 가족 수, 먹고 싶은 음식 등을 ChatGPT에게 알려주면
현재 가지고 있는 재료를 활용한 메뉴를 추천받을 수 있습니다.
남은 재료를 어떻게 활용할지 고민될 때 특히 유용합니다.
✔ 내 상황에 맞는 조건을 함께 알려주세요.
"김치가 있어"처럼 재료 하나만 알려주는 것보다
조리 시간, 가족 수, 좋아하는 음식이나 피하고 싶은 재료까지 알려주면 더 구체적인 메뉴를 추천받을 수 있습니다.
여러 조건을 한꺼번에 고려할 수 있다는 것이 AI를 활용하는 장점입니다.
✔ 추천받은 메뉴에서 원하는 것을 골라 레시피를 다시 물어보세요.
메뉴를 추천받은 뒤 "이 중에서 가장 간단한 요리의 레시피를 알려줘"라고
다시 질문하면 재료와 조리 방법까지 이어서 도움받을 수 있습니다.
다만 재료의 신선도나 유통기한처럼 실제 확인이 필요한 내용은 직접 살펴봐야 합니다.
🌱 오늘의 작은 실천
오늘 실제로 보내야 하는 이메일이 있다면 ChatGPT에게
초안을 만들어 달라고 해보세요.
“이 내용을 정중한 이메일로 작성해 줘.”
이렇게 시작해도 좋습니다.
처음부터 완벽하게 작성하려고 하지 말고,
내가 하고 싶은 말을 먼저 적어보세요.
오늘은 이메일 하나를 ChatGPT와 함께 만들어 보는 것만으로 충분합니다.
🌱 오늘의 한 문장
‘완벽한 이메일을 처음부터 쓰려고 하지 말고, 하고 싶은 말을 먼저 이야기해 보세요.’
🤖 AI 생활연구소 추천 코스
- 9일차 : ChatGPT 파일 분석, PDF와 문서를 쉽게 읽고 정리하는 방법
- 10일차 : ChatGPT 표 분석, 복잡한 숫자와 자료를 쉽게 이해하는 방법
- 11일차 : ChatGPT 재질문, 원하는 답변을 얻는 가장 쉬운 방법
- 12일차 : ChatGPT 답변을 더 정확하게 만드는 5가지 질문법
- 13일차 : ChatGPT 긴 글 요약, 핵심만 빠르게 정리하는 방법
📖 다음 글 예고
'15일차 : AI로 냉장고 재료 활용하기, 오늘 뭐 먹지? 쉽게 정하는 방법'
다음 글에서는 해야 할 일이 많을 때
ChatGPT를 이용해 일정을 정리하고, 우선순위를 정하고,
하루 계획을 세우는 방법을 초보자도 쉽게 이해할 수 있도록 알아보겠습니다.
AI 생활연구소 │ 100일 프로젝트 │ 14일차
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